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AIで業務効率化！初心者でもできる5つの方法
- 1. はじめに：AIって難しそう…でも実は身近な存在
- 2. 方法①：ChatGPTでメールや文章作成の時短を！
- 2.1. 📌 どんな業務に使えるの？
- 2.2. ✅ ポイント
- 3. 方法②：AI要約ツールで資料を「読む時間」を減らす
- 3.1. 📌 どんな業務に使えるの？
- 3.1.1. 💡 おすすめツール：
- 3.2. ✅ ポイント
- 4. 方法③：画像やバナーをAIでサクッと作る
- 4.1. 📌 どんな業務に使えるの？
- 4.1.1. 💡 おすすめツール：
- 4.2. ✅ ポイント
- 5. 方法④：音声→文字起こしで「書く」時間をカット
- 5.1. 📌 どんな業務に使えるの？
- 5.1.1. 💡 おすすめツール：
- 5.2. ✅ ポイント
- 6. 方法⑤：AIでタスク管理＆スケジュール自動整理
- 6.1. 📌 どんな業務に使えるの？
- 6.1.1. 💡 おすすめツール：
- 6.2. ✅ ポイント
- 7. まとめ：AIは「難しい技術」から「日常の時短ツール」へ
はじめに：AIって難しそう…でも実は身近な存在
「AI（人工知能）」と聞くと、難しそう、高そう、専門知識が必要そう……と感じていませんか？
実は今、専門家でなくても、誰でも手軽に使えるAIツールが増えてきています。
この記事では、パソコンやスマホが苦手な人でも取り組める「AIで業務効率化する方法」を5つのステップでわかりやすく紹介します。
まずは「試してみる」ことから始めてみましょう！
方法①：ChatGPTでメールや文章作成の時短を！
📌 どんな業務に使えるの？
- お礼メールや報告書の文面作成
- 商品説明文や求人広告の下書き
- 社内文書（議事録・お知らせ・通知）の草案づくり
ChatGPTのような文章生成AIを使えば、「0から文章を考える手間」が一気に減ります。
「こういうメールを書きたい」と伝えるだけで、AIが文例を提案してくれます。
💡 例：
「お客様への納品遅れについて、丁寧にお詫びするメールを書いて」
→ AIが敬語や丁寧な言い回しを含んだ文面を作ってくれます。
✅ ポイント
- 最後は自分で内容をチェック＆調整
- 誤字や意図と違う点がないか確認を
方法②：AI要約ツールで資料を「読む時間」を減らす
📌 どんな業務に使えるの？
- 長いレポートやPDF資料の要点把握
- 会議の議事録の整理
- ニュースや業界情報のチェック
AI要約ツールを使えば、文章の「要点だけ」を数秒で抜き出してくれます。
たとえば、20ページのPDFでも、3～5行に要約して内容をざっくり把握することができます。
💡 おすすめツール：
- Notta（議事録の自動要約）
- ChatPDF（PDFファイルに質問できる）
- Google Bard（Webページ要約に対応）
✅ ポイント
- 「まず要約」で時間短縮 → 必要なところだけじっくり読む
- 情報の読み飛ばしミスが減る
方法③：画像やバナーをAIでサクッと作る
📌 どんな業務に使えるの？
- SNSやチラシ用の画像制作
- ブログのアイキャッチ作成
- 社内資料に使うイラスト・図解
デザインスキルがなくても、生成AIを使えば「見栄えの良い画像」が簡単に作れます。
「春っぽい雰囲気のカフェの写真を作って」と入力すれば、それに合った画像が出てきます。
細かく指示すればするほど、希望通りのものができやすくなります。
💡 おすすめツール：
- Canva（キャンバ）＋AI搭載画像生成機能
- Microsoft Designer
- Bing Image Creator
✅ ポイント
- 画像の著作権確認も忘れずに（商用利用時）
- 簡単な日本語でもOK！気軽に試してみよう
方法④：音声→文字起こしで「書く」時間をカット
📌 どんな業務に使えるの？
- 会議やインタビューの記録
- 外回りでのメモ
- 電話応対の内容整理
音声認識AIを使えば、話した内容を自動でテキスト化できます。
文字起こしに時間をかけていた方にとっては、かなりの時短効果があります。
スマホアプリやブラウザ上で使えるツールも豊富で、録音＋自動変換がワンタップで可能です。
💡 おすすめツール：
- Notta
- Otter.ai（英語対応も強い）
- Googleドキュメントの音声入力
✅ ポイント
- 雑音の少ない環境で使うと精度UP
- あとから検索できるのでメモ代わりにも便利
方法⑤：AIでタスク管理＆スケジュール自動整理
📌 どんな業務に使えるの？
- 毎週のToDoリスト作成
- スケジュールの最適化
- 会議のリマインドや内容整理
「何から手をつければいいかわからない…」という忙しい時こそ、AIでタスク整理がおすすめです。
予定の優先順位や効率的な進め方を提案してくれるツールもあり、“仕事の迷子”を防ぐことができます。
💡 おすすめツール：
- Motion（AIが予定を自動で整理）
- Notion AI（タスク＋メモ＋AI）
- Googleカレンダー＋AI連携ツール
✅ ポイント
- スケジュールを「見える化」するだけでも効果あり
- 無料プランでも十分使えるツール多数
まとめ：AIは「難しい技術」から「日常の時短ツール」へ
AIはもはや特別な技術ではなく、あなたの仕事を助けてくれる“デジタル相棒”です。
今回紹介した5つの方法は、どれも無料または低コストで始められるものばかり。
🟩 まずは1つでいいので、以下をやってみてください：
- ChatGPTで「お礼メールを書いて」と打ってみる
- 長文PDFをChatPDFにアップしてみる
- スマホの音声メモをNottaで文字化してみる
「おっ、便利かも」と思えたら、それが第一歩です。
AIは「使った人から得をする時代」。
あなたの毎日の業務にも、少しずつ取り入れてみてはいかがでしょうか？
